Telelavoro UE e A1 come non sbagliare payroll

Telelavoro transfrontaliero e A1 il nuovo equilibrio tra flessibilità e compliance

Il lavoro a distanza oltre confine non è più un fenomeno emergente. Secondo Eurostat oltre un quinto degli occupati nell Unione ha lavorato da casa almeno occasionalmente nel 2023, una quota che continua a stabilizzarsi con l adozione di modelli ibridi fonte Eurostat. Per chi gestisce risorse umane e paghe questo significa una sola cosa serve una regola chiara su quale legislazione previdenziale applicare quando un dipendente lavora talvolta nel paese del datore e talvolta dal proprio Stato di residenza.

Dal primo luglio 2023 molti Stati europei hanno aderito a un Accordo Quadro che consente di mantenere la legislazione previdenziale dello Stato del datore di lavoro anche quando il dipendente svolge una quota significativa di telelavoro dal paese di residenza, superando il tradizionale limite del 25 per cento previsto dalle norme generali di coordinamento. Il tutto avviene tramite certificazione A1 su base di deroga dell articolo 16 del Regolamento 883 del 2004. L Italia ha recepito e operativo l Accordo con indicazioni INPS dedicate INPS Circolare 83 2023. Spiegato così il quadro è semplice ma l applicazione richiede metodo e verifiche periodiche.

Che cos è l Accordo Quadro UE sul telelavoro e perché conta

L Accordo Quadro è una intesa tra autorità competenti di vari Stati membri UE e di alcuni Stati SEE e Svizzera che disciplina casi di telelavoro abituale in due soli Stati lo Stato di residenza del lavoratore e lo Stato in cui il datore ha sede. Obiettivo evitare spostamenti frequenti del regime contributivo quando il telelavoro supera il 25 per cento ma resta sotto il 50 per cento del tempo di lavoro, purché ricorrano precise condizioni. Il titolo giuridico è l articolo 16 paragrafo 1 del Regolamento 883 del 2004 che consente deroghe convenute tra Stati.

In pratica il lavoratore può restare assicurato nello Stato del datore con certificato A1 specifico per telelavoro transfrontaliero. La portata è eminentemente previdenziale non riguarda l imposizione fiscale che segue regole diverse basate su convenzioni contro le doppie imposizioni e norme interne. La lista aggiornata degli Stati aderenti e gli indirizzi operativi sono pubblicati dai rispettivi enti competenti e su portali istituzionali come quelli della Commissione europea e degli organismi nazionali coordinamento sicurezza sociale UE e CLEISS Francia. Per quesiti operativi molte amministrazioni forniscono Q and A e modulistica, ad esempio la DVKA tedesca per i datori con personale tra Germania e altri Stati DVKA telelavoro transfrontaliero.

Regole pratiche per il certificato A1 nei casi di telelavoro

Requisiti chiave di eleggibilità

• Due soli Stati coinvolti il lavoratore risiede in uno Stato aderente e svolge attività presso un datore stabilito in un diverso Stato aderente. Il telelavoro avviene esclusivamente dal paese di residenza. Attività in ulteriori Stati escludono l Accordo.
• Natura dell attività il telelavoro è svolto con strumenti digitali dal domicilio o da altro luogo nel paese di residenza. Non sono coperti lavori che richiedono presenza fisica in un terzo Stato.
• Quota di telelavoro sotto il 50 per cento se la percentuale di lavoro a distanza nel paese di residenza resta inferiore alla metà del tempo di lavoro l Accordo consente la deroga per mantenere la legislazione dello Stato del datore. Le regole generali restano disponibili quando il telelavoro è inferiore al 25 per cento.
• Uno o più datori nello stesso Stato il rapporto di lavoro deve far capo a datore o datori stabiliti nello stesso Stato la cui legislazione si intende applicare.

Calcolo della percentuale di telelavoro

La percentuale si misura su un periodo di riferimento di solito dodici mesi come rapporto tra ore o giorni svolti in telelavoro nel paese di residenza e totale ore o giorni lavorati. Per coerenza operativa conviene fissare in policy la metrica da usare ore o giorni e mantenerla identica per tutti.

• Inclusioni rientrano i giorni o le ore lavorate da casa o da altro luogo nel paese di residenza con strumenti ICT.
• Esclusioni trasferte nello Stato del datore non sono telelavoro. Trasferte in terzi Stati non rientrano nel perimetro dell Accordo e vanno gestite con le regole ordinarie sull attività in più Stati.
• Monitoraggio dinamico se il lavoratore supera stabilmente la soglia scelta in policy o cambia pattern di lavoro va rivalutata l eleggibilità e presentata una nuova richiesta quando necessario.

Durata retroattività e rinnovo

Il certificato A1 per telelavoro si rilascia per un periodo definito tipicamente fino a dodici mesi con possibilità di rinnovo se persistono i requisiti. La retroattività ordinaria è di norma limitata a tre mesi salvo finestre transitorie specificate dagli enti nazionali. L INPS ha regolato le modalità italiane di richiesta e rinnovo con la citata circolare e relativi servizi telematici dedicati fonte INPS.

Impatti su payroll e contributi con esempi reali

Caso base

Dipendente residente in Francia assunto da datore italiano. Lavora tre giorni in presenza in Italia e due giorni da casa in Francia. Percentuale di telelavoro 40 per cento. Con l Accordo Quadro e certificato A1 rilasciato dall Italia il regime previdenziale resta italiano. Per il payroll questo significa contributi dovuti solo in Italia nessuna iscrizione in Francia e massima continuità su aliquote e massimali.

Senza Accordo il superamento della soglia del 25 per cento farebbe scattare l applicazione della legislazione francese con effetti rilevanti per paghe contributi e adempimenti di rappresentanza contributiva nello Stato di residenza. È proprio questo salto che l Accordo evita in un quadro di telelavoro stabile sotto il 50 per cento.

Quando si oltrepassa la soglia

Se la percentuale effettiva di telelavoro raggiunge o supera il 50 per cento in un periodo di dodici mesi l Accordo non è applicabile. In tal caso si torna alle regole generali del lavoro in più Stati che spesso portano all applicazione della legislazione del paese di residenza. Operativamente conviene prevedere alert automatici quando il dipendente accumula giorni di telelavoro vicini alla metà del totale.

Trasferte occasionali e paesi non aderenti

Brevi trasferte nel paese del datore o in altri Stati non cambiano di per sé la natura di telelavoro ma se diventano sistematiche in un terzo Stato si entra nel perimetro del lavoro in più Stati fuori dall Accordo. Inoltre se uno dei due paesi non ha aderito occorre applicare le regole ordinarie e valutare una deroga individuale tra autorità competenti quando opportuno. Gli enti nazionali pubblicano indicazioni aggiornate e casi pratici, ad esempio la DVKA tedesca e il portale informativo francese CLEISS DVKA e CLEISS.

Ricordare sempre il perimetro previdenziale l Accordo non si estende alla fiscalità. Per imposte su redditi da lavoro subordinato occorre verificare soglie di giorni presenza e regole convenzionali tra i due Stati.

Come impostare una policy aziendale solida nel 2026

Checklist operativa per HR e payroll

• Mappa delle adesioni tenere un elenco aggiornato degli Stati aderenti e dei link agli enti competenti Commissione UE CLEISS DVKA e omologhi nazionali. Inserire riferimenti nei manuali interni pagina UE.
• Definizione dei modelli di lavoro approvare percentuali standard di telelavoro per i ruoli transfrontalieri con un tetto sotto il 50 per cento e indicatori di controllo per scostamenti.
• Raccolta dati istituire un sistema di tracciamento ore o giorni per Stato con attestazione mensile del dipendente e validazione del responsabile. Integrare i dati nel gestionale paghe.
• Richiesta e rinnovo A1 predisporre template con dati dell azienda del lavoratore della mansione e del piano di lavoro. In Italia usare i servizi telematici INPS selezionando la causale dedicata al telelavoro transfrontaliero INPS.
• Presidi payroll configurare in paghe aliquote e massimali del solo Stato applicabile. Prevedere scenari alternativi per rapidi cambi di legislazione in caso di superamento soglia.
• Formazione e comunicazione informare i dipendenti sui limiti di telelavoro e sugli effetti contributivi. Pubblicare una guida interna con FAQ e contatti.

Clausole contrattuali e gestione documentale

• Clausola di luogo di lavoro flessibile specificare che il lavoro può svolgersi in presenza nel paese del datore e in telelavoro dal paese di residenza entro una percentuale massima concordata. Collegare la clausola alla validità del certificato A1.
• Clausola di adeguamento prevedere che modifiche nel pattern di lavoro che incidono sulla legislazione applicabile richiedono tempestiva comunicazione e possibile rinegoziazione dell assetto contributivo.
• Privacy e sicurezza definire standard di protezione dati e dotazioni per telelavoro transfrontaliero con riferimento alle policy IT aziendali e alla normativa del paese del datore.
• Dossier A1 conservare copia del certificato A1 del piano di lavoro approvato e dei report mensili. Sono documenti essenziali in caso di verifiche.

Indicatori da seguire trimestre per trimestre

• Percentuale effettiva di telelavoro confronto tra pianificato ed effettivo per ogni risorsa.
• Scadenze certificati calendario delle scadenze A1 con alert a sessanta e trenta giorni.
• Eventi che cambiano il quadro trasferimenti di residenza, modifiche della sede del datore, ingressi o uscite di Stati dall Accordo.

Una governance leggera ma rigorosa consente di sfruttare la flessibilità dell Accordo senza correre rischi contributivi. Le istituzioni europee e nazionali aggiornano periodicamente le FAQ e la lista dei paesi aderenti. Prima di attivare o rinnovare un accordo individuale verifica sempre le pagine istituzionali competenti UE coordinamento sicurezza sociale e le indicazioni del tuo ente nazionale come INPS per l Italia circolare 83 2023. Una scelta informata oggi evita correzioni costose domani.

Pubblicato da PortaleLavoro.Org | 11-01-2026 | Consigli per la tua carriera

Tags: A1, contributi, lavoro transfrontaliero, payroll, telelavoro