Data Act UE e fuga dal lock in HR
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Il Data Act come leva per liberarsi dal lock in di ATS e payroll
La gestione di recruiting e paghe vive spesso dentro recinti tecnologici difficili da oltrepassare. Sistemi ATS e payroll custodiscono curriculum, consensi, valutazioni, anagrafiche, orari, cedolini e flussi verso istituti e autorità. Con il Data Act dell Unione europea Regolamento UE 2023 2854 questi recinti devono aprirsi. La norma entra in vigore l 11 gennaio 2024 e si applica in larga parte dal 12 settembre 2025. Introduce obblighi sulla portabilità tra servizi di elaborazione dati e un percorso che porta alla riduzione progressiva sino all azzeramento dei costi di switching in un orizzonte temporale indicato dal legislatore. Fonti ufficiali: EUR Lex e Commissione europea.
Per le funzioni HR questo significa poter negoziare export completi, passaggi tra fornitori e interoperabilità senza pagare penali sproporzionate. Il quadro si integra con il diritto alla portabilità dei dati personali articolo 20 del GDPR, che già copre i dati conferiti dagli interessati come i candidati. Fonte: Regolamento UE 2016 679.
La spinta regolatoria incontra un trend di mercato. Secondo Eurostat oltre il 45 percento delle imprese europee utilizzava servizi cloud nel 2023, in crescita rispetto agli anni precedenti. Più adozione significa più necessità di cambiare fornitore senza traumi. Fonte: Eurostat.
Formati dati concretamente utili per ATS e payroll
Uscire dal lock in si prepara scegliendo formati e standard aperti fin dal giorno uno del contratto. Alcuni riferimenti pratici evitano improvvisazioni nell exit.
- CSV JSON XML con dizionari di dati pubblici. Semplici da esportare e ricaricare, consentono audit e controlli in Excel o in notebook analitici.
- HR Open Standards per profili, candidature, colloqui, offerte, posizioni, compensi. Riducono il lavoro di mapping tra ATS. Fonte: HR Open Standards.
- SEPA Credit Transfer per file di pagamento stipendi, basati sulla famiglia pain punto zero zero uno. Aiuta a sganciare il modulo pagamenti dal vendor payroll. Fonte: European Payments Council.
- Flussi e obblighi Italia come UniEmens, Certificazione Unica e Modello 770, che ogni payroll locale deve supportare come export verificabile. La presenza di questi flussi in contratto agevola la portabilità.
Atlante dei dataset minimi da pretendere
Inserisci in offerta e contratto la lista dei dataset che il fornitore dovrà esportare su richiesta entro tempi definiti.
- ATS candidatura con sorgente, versione del CV, dati estratti dal parsing, valutazioni, note dei recruiter, score dei test, cronologia colloqui, email e allegati, stato del processo, job description e requisiti, offerta inviata e accettata, consensi privacy con timestamp e finalità, audit log accessi e modifiche.
- HR core e payroll anagrafica lavoratore, contratti e variazioni, struttura organizzativa, retribuzione fissa e variabile, presenze e straordinari, benefit, cedolini in PDF firmato e dati strutturati, imponibili e contributi, assenze, malattie e infortuni con livelli di dettaglio consentiti, flussi verso enti, storico delle elaborazioni, tabelle e voci retributive con codifica.
Richiedi per ciascun dataset uno schema leggibile campi, tipo dato, obbligatorietà, dominio valori, relazioni e le regole di calcolo dove applicabili ad esempio maturazione ratei.
Portabilità operativa progettare l uscita fin dall ingresso
Per aderire allo spirito del Data Act e non arrivare impreparati, porta in negoziazione clausole tecniche e operative. Ecco un set minimo e verificabile.
- API e export garantiti specifica endpoint o job di export full e incrementali, formato, frequenza, limiti e modalità di autenticazione. Pretendi un ambiente di test con dati sintetici.
- Finestra di estrazione in caso di cambio fornitore il vendor uscente esegue export completi entro cinque giorni lavorativi dalla richiesta, ripetibili senza costi aggiuntivi fino alla validazione finale.
- Coesistenza temporanea licenza di sola lettura per almeno tre mesi post cutover per controlli e audit, con misure di sicurezza e logging.
- Trasparenza dei costi tariffario predefinito per servizi professionali di supporto all exit, con tetti massimi. I costi di switching devono decrescere secondo le previsioni del Data Act fino a non costituire barriera.
- Reversibilità dei dati cancellazione certificata con attestazione e hash degli archivi consegnati dopo la chiusura, in conformità a GDPR e policy interne.
Criteri di accettazione misurabili
Inserisci nel contratto criteri di successo che l ufficio HR può verificare senza strumenti proprietari.
- Integrità somma record e checksum coincidono tra sorgente e destinazione.
- Qualità percentuale di campi non nulli per dataset oltre il 98 percento salvo motivazioni documentate.
- Tracciabilità ogni record conserva chiavi naturali e surrogate ID candidato, ID lavoratore, ID posizione e timestamp essenziali.
- Ripetibilità stesso export con stessa finestra produce identici file e hash.
Exit plan operativo in dodici settimane
Una traccia concreta utilizzabile da HR e IT per uscire in modo ordinato. Adatta le scadenze al tuo contesto e collega ogni fase a deliverable controllabili.
- Settimane uno a due ingaggio del fornitore uscente e di quello entrante, definizione del perimetro dati, firma del piano di export, accesso all ambiente di test, inventario dei consensi privacy e delle retention.
- Settimane tre a quattro export prova di ATS e payroll in CSV JSON XML e in standard di settore, caricamento in ambiente di destinazione, prima riconciliazione con campionamenti e controlli su cedolini e dati candidato.
- Settimane cinque a sei correzione mapping, definizione del piano di trasformazione dati, mock run dei file SEPA per il mese successivo, verifica dei flussi obbligatori verso enti.
- Settimane sette a otto migrazione generale dei dati storici minimi ultimi ventiquattro mesi per payroll e ultimi trentasei mesi per ATS salvo obblighi diversi, definizione della convivenza applicativa.
- Settimane nove a dieci cutover per paghe con doppia elaborazione in parallelo un mese, validazione contabile e fiscale, test di business su report e dashboard HR.
- Settimane undici a dodici pulizia ambiente uscente, consegna e archiviazione degli archivi firmati digitalmente, rilascio attestazione di cancellazione e chiusura SLA.
Checklist legale e sicurezza
- DPA e responsabilità aggiornamento dell accordo di trattamento con clausole per export, coesistenza, cancellazione e audit, incluse le basi giuridiche per la portabilità dei dati dei candidati.
- Conservazione tabella di retention per dataset con metodo di anonimizzazione dove richiesto e policy di accesso minimo.
- Governance nomina di un proprietario per ciascun dominio dati, piano di data quality e registro dei data issue con priorità e date di risoluzione.
- Sicurezza cifratura a riposo e in transito, scambio tramite canali gestiti SFTP o bucket con chiavi a tempo, con controllo degli accessi a matrice. Se possibile allineamento a ISO 27001.
Metriche e allegati che fanno la differenza
Misura e documenta per rendere oggettivo il passaggio.
- Service level tempo medio di risposta degli export, tasso di successo senza errori, tempo di ripristino. Aggiungi penali in crediti servizio in caso di disservizio.
- Controlli di coerenza riconciliazione del monte salari, quadratura dei contributi per ente, check degli stati delle candidature tra ATS uscente e entrante.
- Allegati tecnici data dictionary firmato da entrambe le parti, mappatura campi sorgente destinazione, esempi di file e delle trasformazioni, piano di test con casi e risultati attesi.
Per strutturare subito il lavoro copia e incolla questo mini modello.
- Obiettivo descrizione sintetica del perimetro e dei success criteria.
- Dataset elenco con schema e volume atteso.
- Formati CSV JSON XML e standard di settore dichiarati.
- Finestre temporali storico minimo e periodi di validazione.
- Responsabili ruolo HR IT legale sicurezza e fornitori.
- Scadenze date per mock run migrazione cutover e chiusura.
- Evidenze report, hash, attestazioni di cancellazione, log di audit.
Il Data Act offre la base per pretendere tutto ciò. Porta questi elementi nei capitolati, verifica la loro eseguibilità con export prova entro trenta giorni dalla firma e conserva le evidenze. È il modo più rapido per trasformare un obbligo normativo in una reale libertà di scelta tecnologica.