CSRD 2025 S1 EFRAG per HR dati e audit pronti
Indice dei contenuti [Nascondi]
Perché S1 cambia il lavoro HR nel 2025
La Corporate Sustainability Reporting Directive introduce obblighi di rendicontazione strutturati e con assurance limitata anche sui dati del personale. Dal periodo che inizia nel 2025 molte imprese di grandi dimensioni dovranno riportare secondo gli European Sustainability Reporting Standards e in particolare lo standard S1 dedicato alla propria forza lavoro. La Commissione europea chiarisce la progressione dei soggetti obbligati e l’introduzione dell’assurance sui dati di sostenibilità che nel tempo tenderà a ragionevole assurance fonte. Gli ESRS sono resi giuridicamente vincolanti dal Regolamento delegato 2023 2772 pubblicato su EUR Lex con allegati tecnici tra cui S1 fonte.
Tre datapoint del perimetro S1 incidono in modo diretto sull’agenda HR e sul conto economico. Parliamo di gender pay gap insieme ad altri gap retributivi, employee turnover e training e upskilling. Non sono solo numeri di compliance. Sono leve per trattenere competenze e ridurre costi di sostituzione. Il costo della sostituzione di un dipendente può superare da metà a due volte la retribuzione annua secondo analisi citate da SHRM fonte. Inoltre il gender pay gap medio nell’Unione europea è pari al 12,7 percento nel 2022 secondo Eurostat fonte.
Cosa chiede davvero ESRS S1 a HR
Perimetro e materialità
S1 copre la forza lavoro propria che include dipendenti e taluni lavoratori non dipendenti materialmente rilevanti come somministrati e lavoratori di agenzie. La determinazione di materialità è richiesta dagli ESRS generali ed è supportata dalle guide applicative di EFRAG che aiutano a impostare metodo e scoping della catena del valore fonte. Per HR significa esplicitare con criteri difendibili chi è incluso nel calcolo di ogni metrica.
Datapoint chiave da preparare
- Gender pay gap e altri gap retributivi rapporto tra retribuzioni medie donne e uomini per categoria omogenea e indicatori correlati. Serve allineare definizioni di retribuzione fissa variabile benefit e full time equivalent.
- Employee turnover numero di uscite nel periodo su base volontaria e totale diviso la media della popolazione nel periodo. Necessari timestamp di assunzione e cessazione e classificazione causa.
- Training e sviluppo competenze ore di formazione fornite e loro distribuzione su popolazioni prioritarie insieme a copertura dei piani di reskilling e upskilling e a obiettivi connessi.
Lo standard richiede inoltre dati su salute e sicurezza dialogo sociale copertura della contrattazione collettiva tassi di assenteismo incidenti discriminazioni e diritti. Tutti elementi che presuppongono un data model HR unificato.
Raccolta e certificazione dei dati S1 come farla funzionare
Disegna il data model HR per ESRS
- Dizionario dati definisci per iscritto metriche unità di misura regole di arrotondamento e finestre temporali ad esempio headcount al 31 dicembre media mensile su dodici mesi ore di formazione per FTE. Collega ogni campo al sistema sorgente HRIS payroll LMS ATS HSE.
- Entità e chiavi imposta chiavi univoche per persona posizione contratto evento formativo pratica payroll. Abilita la ricostruzione storica effective dating.
- Bridge tra grezzi e disclosure conserva tabelle di mapping per categorie professionali livelli retributivi centri di costo e unità legali che permettano la riconciliazione con contabilità e bilancio.
Regole di calcolo tracciabili
- Turnover turnover totale uguale uscite totali nel periodo diviso media headcount periodo. Turnover volontario usa solo dimissioni. Esplicita le regole sui part time e sui lavoratori stagionali.
- Training ore di formazione per FTE uguale ore erogate complessive divise FTE medi. Evidenzia la quota di ore su competenze critiche digital green sicurezza su lavoro.
- Gap retributivi calcola per categorie omogenee usando retribuzione comparabile su base annua e includi scelte esplicite su benefit in natura e bonus. Documenta eventuali normalizzazioni per seniority e presenza effettiva.
Controlli di qualità e audit trail
- Completezza nessun record senza id dipendente categoria costo centro data evento. Report automatici su valori nulli.
- Accuratezza controlli a doppia soglia per scostamenti retributivi anomali per esempio oltre venti percento rispetto al mese precedente o al benchmark di categoria.
- Coerenza riconcilia headcount e costo del lavoro con il libro paga e con il bilancio. Conserva le riconciliazioni in repository documentale con versioning.
- Tracciabilità ogni indicatore deve essere ricalcolabile da file estratti firmati digitalmente. Mantieni log di chi modifica parametri e quando.
Assurance ready cosa serve all’auditor
- Evidence pack per ogni indicatore fornisci file sorgenti query o report firmati procedura di calcolo e output finale con riconciliazioni.
- Catena di approvazione workflow di validazione con quattro occhi HR Controller Sustainability Officer Internal Audit.
- Data retention conserva basi e report per almeno il periodo richiesto dalla normativa locale e sufficiente a coprire verifiche successive.
La CSRD richiede assurance limitata fin dalle prime rendicontazioni che poi potrà evolvere a ragionevole assurance per decisione europea. Tenere evidenze pronte rende più breve la revisione e riduce rilavorazioni fonte.
Esempi pratici e benchmark per partire
Un set minimo di KPI S1 per il primo anno
- Turnover totale e volontario per società e per area organizzativa con trend trimestrale. Aggiungi analisi per seniority e ruolo critico.
- Ore di formazione per FTE suddivise in compliance sicurezza competenze digitali competenze green manageriali con percentuale di popolazione raggiunta.
- Rapporto retributivo donne uomini per categoria e livello e scostamento dalla media settoriale quando disponibile. Come riferimento di contesto usa la statistica Eurostat sul gender pay gap europeo fonte.
- Copertura contrattazione collettiva percentuale di dipendenti coperti e presenza di rappresentanza dei lavoratori.
Quick wins HR che riducono il rischio
- Allinea le definizioni pubblica una pagina interna che fissa cosa è FTE cos’è formazione valida cos’è turnover volontario. Evita discussioni a valle.
- Blocca i silos collega LMS e payroll con un identificativo persona unico e una anagrafica ruoli bonificata. Il resto diventa meccanico.
- Rendi visibile il gap una dashboard mensile con distributivi retributivi e regole di privacy applicate permette interventi preventivi prima del reporting.
- Gestisci le uscite codifica le cause reali di dimissione con un questionario standard e analytics testati. Agire sulle cause riduce il turnover e i costi connessi fonte.
Governance dei dati e ruoli
- Data owner HR guida e fa proprio il dato S1.
- Data steward payroll training analytics garantiscono qualità e coerenza.
- Controllo di secondo livello sustainability e controller verificano materialità e allineamento con bilancio.
- Internal audit attesta il disegno del controllo e testa campioni prima dell’audit esterno.
Checklist operativa in 90 giorni
Giorni 1 30
- Mappa i datapoint S1 richiesti dall’azienda tramite l’analisi di materialità e dal Regolamento ESRS fonte.
- Definisci dizionario dati e regole di calcolo per turnover training gap retributivi con sponsor di CFO e CHRO.
- Avvia la bonifica anagrafiche e l’unificazione degli ID persona su HRIS payroll LMS.
Giorni 31 60
- Implementa controlli automatici su completezza accuratezza coerenza e tracciabilità.
- Costruisci le prime dashboard mensili e un evidence pack standard per ciascun KPI S1.
- Esegui un dry run di assurance interna su un trimestre e correggi i rilievi.
Giorni 61 90
- Pubblica una policy interna su reporting sostenibilità del capitale umano con ruoli e workflow di approvazione.
- Allinea i target di gestione persone a S1 per esempio riduzione del turnover volontario e ore di upskilling per FTE.
- Condividi con il revisore la metodologia e concorda il calendario di audit e i campioni attesi.
Risultato HR diventa il motore dati del capitale umano e trasforma tre datapoint S1 in leve di competitività misurabili e verificabili.