ESRS S1 S4 per HR KPI da HRIS pronti per assurance

CSRD ed ESRS entrano in busta paga e in fabbrica

La rendicontazione di sostenibilità europea passa da racconto a controllo. Con la Corporate Sustainability Reporting Directive le imprese dovranno pubblicare dati sociali verificabili e già dal primo ciclo di reporting è prevista un assurance limitata sui contenuti. La base giuridica è la Direttiva UE 2022 2464 che introduce l obbligo e l assurance sui report di sostenibilità fonte, mentre gli European Sustainability Reporting Standards fissano le metriche comuni nel Regolamento UE 2023 2772 fonte. Per HR significa spostare l attenzione dai racconti di engagement a indicatori allineati a ESRS S1 lavoratori propri S2 lavoratori nella catena del valore S3 comunità interessate S4 consumatori e utenti finali. I dati non saranno solo letti dagli stakeholder ma anche campionati dai revisori.

Questo articolo traduce i requisiti in una roadmap operativa per estrarre i KPI dal sistema HRIS o dal payroll e portarli a un livello di qualità pronto per assurance, senza complicazioni inutili.

KPI prioritari S1 e S2 e dove trovarli nell HRIS

Occupazione e contratti

• Headcount a fine periodo e medio periodo. Fonte dati anagrafica personale e payroll. Campi necessari id persona stato attivo data assunzione data cessazione tipo contratto tempo pieno o parziale somministrato apprendista stagionale. Consiglio definire il perimetro per entità legale e consolidarlo con la funzione finanza.
• Contratti a termine e a tempo indeterminato. ESRS richiede la ripartizione del personale per tipologia contrattuale. In UE il lavoro a termine vale circa l undici percento degli occupati nel 2023 fonte Eurostat. Confronto utile per il commento gestionale.
• Turnover. Formula pratica: cessati nel periodo diviso media headcount del periodo, con cessati conteggiati per data di uscita. Segmentare per area funzione paese e seniority. Archiviate i motivi di uscita per analisi causale volontarie a parte.

Retribuzione equa e gap retributivi

• Gender pay gap. ESRS chiede di rendicontare il divario retributivo di genere. Partite da retribuzione annua lorda e ore retribuite. Calcolate il gap come media o meglio mediana retribuzione uomini meno donne diviso mediana retribuzione uomini. L EU gender pay gap medio è circa dodici virgola sette percento fonte Eurostat. Documentate gli aggiustamenti per part time e straordinari.
• Lavoro a tempo parziale. Necessaria la percentuale di part time sul totale e le ore equivalenti full time per standardizzare i confronti tra siti e paesi.
• Copertura della contrattazione collettiva. Indicare la percentuale di lavoratori coperti da contratti collettivi e le principali differenze tra siti. I valori medi variano molto per paese e settore, consultabili nelle statistiche OCSE su copertura contrattuale fonte.

Salute sicurezza e benessere

• Infortuni e giorni persi. Calcolate il tasso di frequenza come numero di infortuni con assenza moltiplicato per un milione diviso ore lavorate. Allineate le definizioni al vocabolario nazionale di sicurezza sul lavoro e registrate la fonte ore orologio o ore contrattuali. Trend UE e definizioni disponibili su Eurostat fonte.
• Assenteismo. Ore assenza totali diviso ore pianificate, con esclusione delle ferie per confronto omogeneo. Segmentare per sito e mansione per individuare pattern.

Competenze formazione e occupabilità

• Ore di formazione pro capite. Somma delle ore erogate nel periodo divisa headcount medio. Create una distinzione tra formazione obbligatoria e sviluppo competenze. In EU il tema della riqualificazione è centrale nelle politiche del lavoro secondo EFRAG ed EU Commission, utile contestualizzare i dati con riferimenti al fabbisogno di competenze fonte.
• Posizioni coperte internamente. Percentuale di vacancy coperte con mobilità interna. Dato utile per collegare S1 talento e inclusione.

Lavoratori nella catena del valore S2

• Distribuzione fornitori ad alto rischio sociale. Mappate i fornitori che impiegano lavoratori su attività critiche e definite un numero stimato di lavoratori coinvolti. La fonte è il sistema procure integrato con vendor master e interrogazioni a campione.
• Audit sociali sui fornitori. Numero di audit completati e percentuale di non conformità chiuse. HR collabora con acquisti per recuperare dati verificabili su remediation.

Dal sistema HRIS alla disclosure tracciabile

Per passare da dati operativi a indicatori attestate serve curare tre elementi base di data governance.

• Dizionario dati. Per ogni KPI definite la metrica, la granularità persona contratto sito il periodo di competenza e la fonte. Esempio il turnover usa cessati per data di uscita con esclusione di stagisti e lavoratori agenzia se fuori perimetro S1. Collegate ogni voce alla richiesta ESRS pertinente riferimento S1 AR o S2 DR come numerazione del regolamento fonte.
• Allineamento perimetro. Il perimetro HR deve corrispondere a quello di consolidamento del bilancio. Create una tabella di mapping tra codice società in payroll e codice entità legale in contabilità, con data di validità per gestire fusioni ingressi e cessioni.
• Traccia di calcolo. Conservate estrazioni mensili in una cartella controllata, con log di chi ha eseguito la query e quali filtri ha usato. I revisori cercheranno la possibilità di rifare il calcolo a partire da un estratto non manipolato.

Se il vostro HRIS non copre tutti i paesi o processi, definite una soluzione ponte. Per esempio una raccolta standard in foglio di calcolo con campi vincolati e convalidati, caricata in un repository centrale con controllo di versione. L obiettivo è documentare il passaggio dal dato di origine al KPI e rendere ripetibile il flusso.

Qualità del dato e assurance limitata

L assurance limitata richiede evidenze di processo e controlli, anche se con intensità inferiore rispetto alla ragionevole. La Direttiva prevede che la Commissione adotti standard di assurance specifici, nel frattempo i revisori si rifanno a principi come ISAE 3000 per le informazioni non finanziarie fonte. Per HR significa predisporre controlli chiave.

• Completezza. Riconciliare headcount fine mese del report con il totale attivi in payroll, spiegando differenze es. personale interinale fuori S1 ma incluso in S2.
• Accuratezza. Verificare a campione anagrafiche e campi retributivi contro il cedolino o il contratto. Documentare chi ha fatto il controllo e quando.
• Cut off. Definire la data di estrazione e bloccare le modifiche retroattive, oppure mantenere una vista storica con data di validità dei record.
• Coerenza. Allineare le definizioni tra paesi per fare confronti. Esempio infortuni registrati allo stesso livello di severità e con la stessa definizione di giorno perso.
• Tracciabilità. Conservare le query utilizzate e le versioni. Se usate strumenti no code esportate anche la logica in formato leggibile.

Un buon segnale per il revisore è trovare una matrice che per ogni disclosure ESRS indichi KPI fonte controlli frequenza proprietario e evidenza archiviata.

Formula library minima per HR

• Turnover. cessati nel periodo diviso media headcount nel periodo. Media headcount pari a somma degli attivi a fine di ciascun mese diviso numero di mesi.
• Gender pay gap. mediana retribuzione uomini meno mediana retribuzione donne diviso mediana retribuzione uomini. Variante sulla media semplice accettata ma meno robusta ai valori estremi.
• LTIFR tasso di frequenza infortuni con assenza. numero infortuni con almeno un giorno di assenza moltiplicato per un milione diviso ore lavorate totali del periodo.
• Ore di formazione pro capite. ore totali di formazione completate nel periodo diviso headcount medio. Aggiungete una colonna per formazione obbligatoria e una per sviluppo competenze.

Create nel vostro HRIS o data warehouse viste specifiche con queste misure e aggiungete campi di segmentazione genere livello contrattuale paese sede business unit. Le segmentazioni sono spesso richieste dalle applicative ESRS e creano insight utili alla gestione del rischio sociale.

Piano operativo in novanta giorni

Primi trenta giorni governance e mappatura

• Costituire un tavolo HR sostenibilità finanza IT con sponsor esecutivo.
• Mappare le disclosure S1 e S2 rilevanti e le fonti primarie HRIS payroll health and safety formazione procure.
• Definire il dizionario dati e il perimetro per entità legale.

Giorni trentuno sessanta estrazione e controlli

• Costruire un prototipo di data mart HR per ESRS con le quattro misure base headcount turnover retribuzioni infortuni.
• Scrivere e testare le query con riconciliazioni mensili contro payroll e contabilità del personale.
• Stabilire controlli periodici e una checklist di approvazione del dato.

Giorni sessantuno novanta disclosure e narrativa

• Produrre i KPI trimestrali o semestrali, con serie storiche di almeno tre anni se disponibili.
• Concordare con audit interno un primo walkthrough del processo di raccolta.
• Redigere una nota metodologica chiara con definizioni perimetro esclusioni assunzioni e limiti.

Per chi cerca lavoro come leggere i nuovi numeri

I KPI ESRS non sono solo per gli investitori. Alcuni esempi pratici per candidati e lavoratori.

• Gap retributivo di genere e quota part time. Un gap stabile o in aumento con part time femminile elevato suggerisce un tema di progressione e conciliazione. Domanda utile in colloquio percorsi verso ruoli di responsabilità e politiche di flessibilità.
• Turnover e assenteismo. Valori alti e volatili possono indicare pressione organizzativa. Cercate informazioni su carichi di lavoro e benessere.
• Ore di formazione e posizioni coperte internamente. Segnali positivi di crescita e di valore alla permanenza.

Le norme non sostituiscono il giudizio ma offrono un metro comparabile. E proprio qui sta l opportunità per HR e per i candidati usare numeri solidi per decisioni migliori.

Checklist di convalida rapida da portare al prossimo comitato

• KPI ESRS S1 e S2 prioritari definiti con owner e formula documentata
• Perimetro HR allineato a quello contabile con tabella di mapping aggiornata
• Query di estrazione archiviate e replicabili con evidenze di riconciliazione
• Controlli chiave attivi completezza accuratezza cut off tracciabilità
• Serie storica pronta e narrativa metodologica approvata

Pubblicato da PortaleLavoro.Org | 02-02-2026 | Articoli sul mondo del lavoro

Tags: CSRD, ESRS, HRIS, risorse umane, sostenibilità