CSRD e HR Come rendere i dati workforce auditabili

La rendicontazione HR passa alla prova dei fatti

La Corporate Sustainability Reporting Directive amplia in modo decisivo il perimetro della rendicontazione di sostenibilità. Dal punto di vista delle Risorse Umane questo significa che i dati sulla propria forza lavoro devono diventare tracciabili, riconciliati e verificabili. La direttiva interesserà circa 50 mila imprese europee e prevede una introduzione graduale con obbligo di assurance limitata sui contenuti di sostenibilità fonte Commissione europea. Per molte aziende non già soggette alla precedente direttiva, la prima rendicontazione completa avverrà nel 2026 sui dati dell esercizio 2025. Gli standard ESRS, e in particolare ESRS S1 dedicato alla propria forza lavoro, delineano contenuti e metriche da rendere auditabili nel bilancio di sostenibilità pubblicato secondo il Regolamento Delegato UE 2023 2772 fonte Eur Lex.

Per i team HR la sfida è duplice. Da un lato occorre presidiare la correttezza delle metriche sociali previste dagli ESRS. Dall altro è necessario allestire controlli interni e un audit trail adeguato, così che revisori e assurance provider possano seguire il flusso del dato dalla fonte alla tabella finale.

Cosa copre ESRS S1 e quali dati servono davvero

ESRS S1 riguarda la propria forza lavoro e include lavoratori dipendenti e talvolta non dipendenti, quando sono gestiti come parte del workforce dell impresa. Le aree richieste si concentrano su condizioni di lavoro, pari opportunità e altri diritti legati al lavoro, con indicatori quantitativi e qualitativi. Nel perimetro tipico rientrano

• Composizione della forza lavoro per FTE e persone, tipologia contrattuale, anzianità, inquadramento, funzione e genere.
• Turnover volontario e totale, assenteismo, tasso di stabilità e mobilità interna.
• Formazione e sviluppo ore di training pro capite e per FTE, copertura dei piani di sviluppo, certificazioni chiave.
• Salute e sicurezza tassi di infortunio, gravità, near miss, copertura della formazione obbligatoria.
• Pari opportunità e retribuzioni rappresentanza di genere nei livelli decisionali, differenziali retributivi, politiche di remunerazione e adeguatezza dei salari.
• Relazioni industriali percentuale di dipendenti coperti da contrattazione collettiva, presenza di comitati misti e meccanismi di reclamo.

I contenuti obbligatori discendono dal Regolamento Delegato che integra gli ESRS nel quadro giuridico europeo fonte Eur Lex. Per le tematiche retributive, la Direttiva europea sulla trasparenza salariale introduce ulteriori obblighi da recepire a livello nazionale entro giugno 2026, con impatti rilevanti sulla misurazione dei gap e sui processi retributivi fonte Eur Lex.

Controlli interni per dati HR solidi e verificabili

Governance e responsabilità

• Assegnare un data owner per ogni disclosure di ESRS S1, con chiari compiti di raccolta, validazione e firma del dato.
• Definire un RACI che chiarisca chi prepara, chi controlla, chi approva e chi è informato lungo la catena del dato.
• Stabilire una data policy che includa definizioni, frequenza di aggiornamento, livelli di tolleranza agli errori e regole di conservazione dell evidenza.

Controlli di processo

• Riconciliazione headcount mensile tra HRIS e payroll con spiegazione delle differenze e tracciatura delle rettifiche.
• Quadrature orarie tra presenze, timesheet e ore pagate per garantire correttezza di tassi di assenteismo, formazione e straordinari.
• Validazione a doppia verifica per modifiche anagrafiche e mass load di dati sensibili come retribuzioni o inquadramenti.
• Campionamenti indipendenti su calcoli e tabelle a supporto degli indicatori chiave, con checklist firmate.

Controlli IT e sicurezza

• Segregazione dei ruoli con accessi profilati al minimo necessario e riesami periodici.
• Log applicativi attivi su creazione, modifica e cancellazione dei record HR, con conservazione in repository non modificabile.
• Change management documentato per query, trasformazioni e report usati nella reportistica di sostenibilità.

Per strutturare il sistema di controllo interno ci si può ispirare ai principi del framework COSO adattandoli alla realtà HR e ai processi di sostenibilità fonte COSO.

Audit trail che convince il revisore

Un audit trail efficace rende trasparente il percorso del dato, dalla fonte originaria alla disclosure in ESRS S1. Gli elementi essenziali da prevedere sono

• Versionamento dei dataset con data e autore della chiusura, firma digitale o approvazione nel sistema e motivi delle rettifiche.
• Prove a supporto allegate a ogni numero pubblicato per esempio estratti di payroll, screenshot di query, esportazioni CSV con hash di integrità e riferimenti al periodo di competenza.
• Catalogo dei calcoli registro che documenta definizioni, fonti, filtri, formule e parametri utilizzati per ogni KPI.
• Tracciabilità bidirezionale la tabella pubblicata deve rimandare alla cella di origine e dalla cella di origine si deve poter risalire alla disclosure.

L evoluzione degli standard di assurance conferma l attenzione dei revisori alla robustezza delle evidenze. L IAASB ha approvato ISSA 5000 il primo standard globale per l assurance di sostenibilità, riferimento utile anche per i team HR impegnati a preparare la documentazione fonte IAASB.

Roadmap operativa per arrivare pronti

Nei primi 90 giorni

• Mappatura delle disclosure S1 rilevanti e dei campi richiesti. Usare il testo del Regolamento Delegato per ricavare lista e definizioni fonte Eur Lex.
• Data inventory con fonti, sistemi, proprietari, frequenza, lacune e qualità percepita.
• Gap analysis tra quanto richiesto dagli ESRS e quanto oggi disponibile, distinguendo quick win e interventi strutturali.
• Pilota di audit trail su due indicatori ad alto rischio come turnover e ore di formazione per testare versioni, log e allegati probatori.

Entro 12 mesi

• Disegno dei controlli end to end su processi e sistemi HR con metriche di efficacia e riesami trimestrali.
• Data quality rules automatiche coerenza tra FTE e persone, controlli su date di assunzione e cessazione, blocchi su valori fuori soglia.
• Allineamento con legale e privacy per l uso dei dati personali in rendicontazione, con applicazione di privacy by design e minimizzazione come richiesto dal GDPR fonte Eur Lex.
• Pre assurance con il revisore per simulare richieste di evidenza, test di controllo e walkthrough su campioni.

Metriche chiave e accorgimenti pratici

• Tasso di turnover volontario uscite volontarie del periodo divise per la media della forza lavoro. Chiarire in policy cosa rientra tra le uscite volontarie.
• Ore di formazione per FTE totale ore erogate in aula e digitale divise per FTE. Prevedere controlli su registri di presenza e completamento.
• Tasso di infortunio infortuni con assenza su ore lavorate moltiplicato per un fattore normalizzante. Allineare la fonte con HSE e assicurare identificatori univoci.
• Gender pay gap calcolato in modo coerente con policy interna e con la Direttiva sulla trasparenza salariale, documentando perimetro, elementi retributivi considerati e trattamenti part time.

Ogni indicatore deve essere riconciliato con sistemi primari HRIS payroll learning e definito in un data dictionary condiviso. Le definizioni vanno allegate alle disclosure come evidenza e devono restare stabili nel tempo salvo modifiche motivate e approvate.

Rischi ricorrenti e come mitigarli

• Definizioni incoerenti tra HR e HSE su infortuni o assenze. Soluzione tavolo congiunto e dizionario unico.
• Dati di lavoratori non dipendenti non raccolti o raccolti a campione. Soluzione clausole informative con agenzie e fornitori e controlli di completezza periodici.
• Query non versionate che cambiano tra un estrazione e l altra. Soluzione repository centralizzato con controllo versioni e approvazioni.
• Privacy metriche pubblicate a un livello troppo granulare. Soluzione aggregazioni adeguate, anonimizzazione e controllo del rischio di reidentificazione secondo GDPR fonte Eur Lex.

Strumenti essenziali da replicare in azienda

• Data dictionary per ogni disclosure S1 definizioni, fonti, sistemi, perimetro, filtri e regole di calcolo.
• Matrice dei controlli descrizione del controllo, frequenza, evidenza, proprietario, tester, esito.
• Registro delle evidenze che collega documento, KPI, periodo, responsabile e posizione nel repository.
• Check di qualità automatizzati libreria di regole con soglie, eccezioni e log di correzione.
• Calendario di chiusura con tappe e dipendenze per evitare colli di bottiglia tra HR, IT, HSE e finanza.

Domande da portare al prossimo Comitato controllo e rischi

• Possiamo dimostrare la tracciabilità completa dei dati pubblicati per almeno tre disclosure S1 critiche
• I controlli di riconciliazione tra HRIS e payroll sono documentati con evidenze recuperabili
• Abbiamo definito livelli di materialità e regole di aggregazione coerenti con ESRS e con il rischio di privacy
• Il revisore sarebbe in grado di rifare i calcoli principali con le sole evidenze presenti nel repository

Pubblicato da PortaleLavoro.Org | 09-01-2026 | Consigli per la tua carriera

Tags: Audit trail, Controlli interni, CSRD, ESRS S1, HR Compliance