Coworking e compliance nel 2025
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Il coworking non è più solo un supporto tattico alla flessibilità. Per molte aziende è una sede stabile di lavoro, con implicazioni concrete su salute e sicurezza, assicurazioni e contrattualistica con i provider. Chi guida HR, HSE e Operations ha bisogno di un perimetro chiaro per essere conforme senza appesantire i processi. Qui trovi ciò che serve per impostare pratiche solide fin da subito.
Coworking come sede di lavoro e responsabilità datoriali
Il datore di lavoro resta responsabile della tutela di lavoratrici e lavoratori anche quando l’attività si svolge in sedi di terzi. Il Documento di Valutazione dei Rischi deve considerare i rischi connessi ai luoghi effettivi di svolgimento della prestazione. Lo impongono gli articoli 17 e 28 del Testo Unico sicurezza lavoro. Testo disponibile sul portale ufficiale della Gazzetta Ufficiale all’articolato del decreto legislativo 81 del 2008 qui.
In un coworking i rischi principali non sono tanto quelli del processo produttivo aziendale quanto quelli del luogo e delle interferenze. La valutazione deve includere almeno:
- caratteristiche dei locali e requisiti minimi del luogo di lavoro Titolo II e Allegato IV del Testo Unico
- illuminazione naturale e artificiale, microclima, rumore, qualità dell’aria e affollamento
- postazioni con videoterminale Titolo VII, con attenzione a schermature, sedute, supporti per notebook e pause
- percorsi di esodo, segnaletica, presidi antincendio e gestione delle emergenze
- interferenze con attività del provider e di altri conduttori, come pulizie, catering, manutenzioni, movimentazione merci
Per documentare correttamente queste condizioni, chiedi al provider un pacchetto di conformità del sito da allegare al DVR. In pratica:
- planimetrie con vie di esodo e punti di raccolta
- dichiarazioni di conformità degli impianti e, se applicabile, certificazioni antincendio
- procedure di emergenza, nominativi degli addetti e recapiti
- valutazione rumore di ambiente e policy per aree silenziose
- regolamenti interni su accessi, ospiti, locker e attrezzature
Se la platea di lavoratori cambia spesso, integra il DVR con una procedura snella di idoneità preventiva dei siti, gestita da HSE con una check list standard e aggiornamento periodico.
Quando serve il DUVRI nei coworking
L’articolo 26 del Testo Unico prevede obblighi specifici in caso di contratti di appalto, opera o somministrazione, inclusa la redazione del Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze se sono presenti rischi interferenziali. Il riferimento normativo è disponibile qui.
Nel coworking la convivenza di personale appartenente a datori diversi genera tipicamente interferenze. Due modelli contrattuali possibili e legittimi sono:
- il provider agisce da committente rispetto ai propri appaltatori come pulizie e manutenzioni e fornisce ai clienti il proprio DUVRI generale del sito chiedendo integrazioni sui rischi portati dai clienti
- l’azienda cliente tratta il servizio di coworking come appalto di servizi e chiede al provider un DUVRI bilaterale che disciplini le interferenze tra le due organizzazioni e i rispettivi appaltatori
La legge esclude il DUVRI per servizi di natura intellettuale senza interferenze comma tre bis dello stesso articolo. Tuttavia, in spazi condivisi le interferenze sono frequenti. Valutale concretamente. Esempi tipici di rischio interferenziale:
- impresa di pulizie che opera durante l’orario di lavoro dei clienti con uso di scale o prodotti chimici
- manutenzione di impianti con aree interdette o utensili elettrici
- consegne con carrelli nei corridoi e nelle vie di esodo
- eventi con pubblico esterno nelle aree comuni
In presenza di questi casi, formalizza scambio di informazioni, regole operative, perimetro delle aree, orari consentiti, cooperazione nelle emergenze e responsabilità. Firma e archivia il DUVRI insieme all’ordine del servizio.
INAIL, lavoro agile e coperture in coworking
Quando la presenza in coworking è inquadrata nel lavoro agile la normativa di riferimento è la legge 81 del 2017 che garantisce pari tutela contro infortuni e malattie professionali rispetto al lavoro in sede. L’articolo 23 disciplina anche gli infortuni in itinere. Testo integrale su Normattiva disponibile qui.
Punti pratici per non perdere copertura:
- indica nel contratto individuale di lavoro agile che il coworking è tra i luoghi idonei alla prestazione con criteri di scelta in sicurezza
- invia la comunicazione obbligatoria di lavoro agile tramite il portale del Ministero del Lavoro indicazioni disponibili qui
- consegna l’informativa sulla sicurezza nel lavoro agile con istruzioni su postura, pause, uso corretto delle attrezzature e gestione delle emergenze del sito
- raccogli evidenze minime sulla presenza in sede terza registro accessi del provider o sistema di prenotazione per facilitare la ricostruzione in caso di evento
Quanto ai premi assicurativi INAIL, la classificazione tariffaria resta legata al rischio dell’attività svolta, non alla sede. Non è necessario aprire una posizione assicurativa distinta per ogni coworking se non cambia la natura del lavoro. Informazioni generali sui premi INAIL sono disponibili qui. Se il coworking include laboratori o aree con macchine utensili che comportano attività diverse rispetto a quella denunciata, verifica con il consulente assicurativo la corretta inquadratura e l’eventuale necessità di variazione.
Contratti HR con i provider di coworking
La cornice legale è necessaria ma non sufficiente. La qualità del contratto di servizio fa la differenza su sicurezza, continuità operativa e benessere. Inserisci clausole chiare nei documenti di acquisto e negli accordi HR.
Clausole che non devono mancare
- perimetro del servizio e livelli di servizio per disponibilità delle postazioni, sale riunioni, connettività, help desk e tempi di ripristino
- documentazione di conformità del sito consegna iniziale e aggiornamenti periodici con obbligo di preavviso per modifiche strutturali
- DUVRI generale del sito e collaborazione alla valutazione delle interferenze con aggiornamento quando cambiano i lavori in appalto
- gestione emergenze con ruoli e modalità di evacuazione per il personale del cliente incluse simulazioni o brevi safety briefing
- privacy e protezione dati ai sensi del Regolamento UE 2016 679 con accordo sul trattamento dei dati di accesso, videosorveglianza, log di rete e registri visitatori testo del regolamento disponibile qui
- regole per ospiti e fornitori del cliente con responsabilità chiare e tutela delle informazioni riservate
- sicurezza informatica segmentazione della rete, credenziali personali, policy per stampanti e dispositivi condivisi
- dotazioni ergonomiche sedute certificate, supporti per pc, lampade da tavolo e disponibilità su richiesta di tastiere e mouse esterni
- scalabilità e opzioni di recesso senza penali eccessive per gestire variazioni del fabbisogno
Checklist operativa in trenta giorni
- giorno uno definisci i siti target e raccogli dai provider il pacchetto di conformità
- giorno sette aggiorna il DVR con la scheda sito e la mappa dei rischi interferenziali
- giorno dieci firma il DUVRI o l’integrazione richiesta e archivia con l’ordine di servizio
- giorno quindici aggiorna i contratti di lavoro agile con l’elenco dei coworking idonei e invia le comunicazioni obbligatorie
- giorno venti rilascia l’informativa sicurezza per lavoro agile e coworking e organizza un micro briefing di dieci minuti per i team
- giorno venticinque verifica con IT la segmentazione della rete guest e il censimento dei dispositivi in uso
- giorno trenta esegui un test di evacuazione light o un walkthrough delle procedure di emergenza con i referenti HSE del provider
Strumenti utili per approfondire
- Testo Unico sicurezza sul lavoro D Lgs 81 del 2008 con articoli su DVR, DUVRI, luoghi di lavoro e videoterminali disponibile qui
- Regole sul lavoro agile Legge 81 del 2017 con tutele INAIL e comunicazioni obbligatorie disponibile qui
- Informazioni su premi e gestione assicurativa INAIL disponibili qui
- Sezione dedicata del Ministero del Lavoro sul lavoro agile con modulistica e istruzioni operative disponibile qui