Full-Time addetto/a alla segreteria/back office
Descrizione Lavoro
L’addetto/a alla segreteria supporterà le attività che si svolgono in ufficio e si occuperà sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne, sia di attività di front-office, ossia di ciò che concerne il contatto con l’esterno e le relazioni col pubblico.
Per quanto riguarda la gestione interna, ossia quella di back-office, alcune delle mansioni saranno:
• Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita
• Rispondere alle telefonate e inoltrarle ai responsabili di reparto o ai propri superiori
• Gestione delle comunicazioni e dei documenti indirizzati ai vari responsabili
• Gestione di archivi di documenti, schedari e catalogazione di bolle e fatture
• Redazione e revisione di documenti
• Gestione degli impegni dei titolari
A livello di front-office:
• Accoglienza delle persone e dei clienti che si recano presso l’ufficio (attività di reception)
• Eventuale supporto all’attività dell’ufficio
• Predisposizione di comunicazioni e lettere
Dobbiamo specificare che si ricerca una figura che abbia anche altre caratteristiche:
• Ottime doti comunicative e relazionali
• Buona conoscenza dei principali strumenti informatici (utilizzo del PC, email, Internet, programmi per la gestione e archiviazione di dati, compilazione di fogli di calcolo)
• Doti organizzative e di multitasking, ossia la capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente
