Mobility budget e MaaS nel welfare aziendale

Perché il mobility budget è la nuova leva di welfare

Il costo degli spostamenti pesa sul potere di acquisto dei lavoratori e sulla competitività delle aziende. Nel contempo la pressione regolatoria su clima e qualità dellaria chiede politiche misurabili. Un mobility budget integrato con piattaforme di Mobility as a Service MaaS permette di coniugare tre obiettivi concreti benessere dei dipendenti, ottimizzazione fiscale e riduzione delle emissioni con indicatori verificabili.

La cornice pubblica si sta consolidando. LItalia sperimenta servizi MaaS grazie al programma nazionale MaaS4Italy finanziato dal PNRR che supporta integrazione di trasporto pubblico e sharing con un unico canale di pianificazione e pagamento fonte Dipartimento per la Trasformazione Digitale. Sul piano ambientale il trasporto è responsabile di circa un quarto delle emissioni di gas serra europee e la strada ne rappresenta la quota principale fonte Agenzia Europea dellAmbiente. Un progetto di mobility budget ben disegnato è dunque anche un tassello del piano di sostenibilità aziendale.

Che cosè un mobility budget integrato con MaaS

Per mobility budget si intende un plafond annuale o mensile destinato alla mobilità casa lavoro e a eventuali spostamenti professionali che il dipendente può utilizzare in modo flessibile su più mezzi. Lintegrazione con MaaS consente di pianificare, prenotare e pagare trasporto pubblico, treni, bike sharing, scooter sharing, car sharing e taxi da ununica app, con regole aziendali preimpostate. Risultato meno rimborsi manuali, più tracciabilità, dati utilizzabili per KPI di efficacia e impatto ambientale.

Dal punto di vista HR e amministrazione questo approccio riduce attività di back office e ambiguità sulle spese ammissibili, e abilita logiche pay per use più eque rispetto a un posto auto o a un rimborso standard uguale per tutti.

Inquadramento fiscale in Italia senza sorprese

Abbonamenti a trasporto pubblico esenti

Le somme erogate o rimborsate dal datore di lavoro per lacquisto di abbonamenti ai servizi di trasporto pubblico locale, regionale e interregionale non concorrono alla formazione del reddito del dipendente. Si tratta di unagevolazione strutturale prevista dallarticolo 51, comma 2, lettera d bis del TUIR, chiarita dallAgenzia delle Entrate con la circolare 5 E 2018 fonte Agenzia Entrate. In pratica gli abbonamenti TPL possono essere coperti al cento per cento dal mobility budget senza oneri fiscali per il lavoratore, anche se acquistati dal dipendente e poi rimborsati.

Trasferte e rimborsi chilometrici non confondere con il commuting

Le spese per missioni di lavoro sono regolate da norme specifiche e non si confondono con gli spostamenti casa lavoro. Se il dipendente usa lautovettura propria per trasferte, il rimborso chilometrico determinato con le tabelle ACI è deducibile secondo le regole vigenti e non è imponibile per il dipendente nei limiti previsti e con idonea documentazione fonte ACI. Per il commuting invece i rimborsi in denaro sono in linea generale imponibili, salvo le eccezioni per TPL appena richiamate e quelle veicolate tramite piani di welfare.

Fringe benefit e flexible benefit soglie e attenzione alle deroghe annuali

Molti servizi legati alla mobilità possono essere offerti nel quadro del welfare aziendale. I beni e servizi rientranti nellarticolo 51, comma 3 del TUIR sono esclusi da tassazione entro la soglia ordinaria prevista, storicamente pari a 258,23 euro salvo eventuali innalzamenti introdotti anno per anno dal legislatore. È essenziale verificare di volta in volta limiti e casistiche in vigore per carburanti, rimborsi utenze o altri benefit prima di includerli nel budget di mobilità fonte Agenzia Entrate. Tenere distinto ciò che è strutturalmente esente abbonamenti TPL da ciò che è agevolato entro soglia riduce rischi di conguagli fiscali.

Disegnare un mobility budget misurabile e sostenibile

Policy chiare e plafond differenziati

• Definisci tre cluster di beneficiari in base a distanza casa lavoro, accessibilità al TPL e necessità di spostamenti professionali. Esempio entro 5 chilometri, tra 6 e 25, oltre 25.
• Assegna un plafond annuo coerente con il cluster e stabilisci priorità di spesa copertura abbonamento TPL, poi sharing e micromobilità, infine taxi solo in orari o aree senza alternative.
• Integra la policy nel regolamento di welfare indicando chiaramente spese ammissibili, tempistiche di rimborso e documentazione richiesta in caso di acquisti fuori dalla piattaforma MaaS.

Rimborsi e controlli documentali senza attrito

• Per abbonamenti TPL attiva acquisto diretto tramite provider o, se non disponibile, rimborso con caricamento del titolo digitale e prova di pagamento. La natura esente richiede tracciabilità ma non tassazione in busta paga.
• Per servizi di sharing abilita pagamento aziendale in app MaaS con riconciliazione automatica su centro di costo. In assenza di integrazione prevedi rendicontazione mensile e rimborso su base ricevute.
• Per trasferte gestisci separatamente con la policy viaggi e i rimborsi chilometrici ACI. Evita di far transitare queste voci nel mobility budget commuting.

KPI CO2 con metodologia trasparente

Per misurare la riduzione di emissioni imposta una baseline e fattori di emissione coerenti e pubblici. Le stime comparate per passeggero chilometro indicano che il treno e la metropolitana sono le opzioni a minore intensità di emissioni, seguite da autobus e dal car pooling, mentre lauto con un solo occupante risulta la più impattante tra i mezzi motorizzati di uso quotidiano fonte Agenzia Europea dellAmbiente.

• Formula di base Emissioni evitate uguale chilometri spostati x differenza fra fattore di emissione del mezzo sostituito e quello del mezzo utilizzato.
• Esempio numerico Se 200 persone passano dallauto in solitaria al treno per 30 chilometri al giorno per 180 giorni lavorativi, i chilometri totali valgono 1,08 milioni. Applicando fattori indicativi auto 0,18 chilogrammi CO2 per passeggero chilometro, treno 0,035 chilogrammi si ottiene una riduzione stimata di circa 156 tonnellate di CO2 equivalenti su base annua. I fattori devono essere allineati alle fonti ufficiali adottate in azienda e aggiornati ogni anno.

Per lItalia esiste lobbligo del Piano Spostamenti Casa Lavoro per le unità con oltre cento addetti in aree urbane e la nomina del Mobility Manager con indicatori di monitoraggio tra cui ripartizione modale e stima delle emissioni fonte MASE DM 12 maggio 2021. Legare il mobility budget agli obiettivi del PSCL consente coerenza e accesso a eventuali incentivi locali.

Roadmap di novanta giorni per partire con il piede giusto

Giorni 1 30 analisi e design

• Raccogli dati base tramite survey anonima distanza, mezzi usati, ostacoli percepiti, disponibilità a cambiare. Associa i dati ai cap regionali senza risalire ai singoli.
• Mappa lofferta locale TPL e sharing e verifica la presenza di operatori integrabili in MaaS e i titoli disponibili abbonamenti, carnet, ticket elettronici.
• Definisci policy e cluster, imposta il budget e le priorità di spesa, individua i casi di copertura totale e quelli a cofinanziamento.

Giorni 31 60 procurement e integrazioni

• Seleziona un provider MaaS che supporti abbonamenti TPL, mezzi condivisi e reportistica con esportazione dati anonimi. Richiedi API e indicatori standard utilizzo, chilometri, CO2.
• Definisci i flussi di rimborso per spese fuori piattaforma con controlli documentali semplificati.
• Allinea payroll e consulente fiscale su trattamento di ciascuna voce alla luce dellarticolo 51 TUIR e aggiornamenti normativi.

Giorni 61 90 pilota e misura

• Lancia un pilota su un sito o una business unit con comunicazione dedicata e micro incentivi in app. Prevedi webinar con il Mobility Manager per spiegare policy e vantaggi.
• Monitora tre KPI di adozione tasso di attivazione account, utenti attivi mensili, copertura TPL sugli aventi diritto. Raccogli feedback e ottimizza.
• Pubblica un primo cruscotto con emissioni stimate, risparmi economici individuali e punti critici rilevati per facilitare lo scaling.

Casi duso pratici e come trattarli

• Abbonamento annuale treno regionale o metropolitana copertura totale con esenzione fiscale ai sensi dellarticolo 51 comma 2 lettera d bis del TUIR fonte.
• Carnet mensile di bike sharing e scooter sharing erogazione tramite piattaforma MaaS come servizio welfare entro le regole del piano. Trattamento fiscale da inquadrare nel paniere di beni e servizi di cui allarticolo 51 comma 3 del TUIR verificando la soglia annuale fonte.
• Postazione sicura per bici in sede e docce benefit in natura che rientrano nel piano di welfare come servizi aziendali fruibili senza tassazione per il dipendente se messi a disposizione della generalità dei lavoratori.
• Taxi in orario serale per rientro sicuro abilitato in MaaS con regole orarie e limiti mensili. Se non riconducibile a TPL e non previsto come servizio in natura, valutare linclusione nel paniere di fringe con attenzione alla soglia.
• Trasferte con auto propria del dipendente rimborso chilometrico su base tabelle ACI con rendicontazione distinta dal mobility budget commuting fonte ACI.

Checklist essenziale per HR e Mobility Manager

• Allinea mobility budget, PSCL e policy welfare in un unico documento.
• Predisponi la linea guida fiscale interna con esempi di spesa ammessi ed esclusi.
• Seleziona un provider MaaS con report CO2 e audit dei dati.
• Imposta baseline di emissioni con fonti pubbliche EEA o equivalenti e aggiornale annualmente.
• Coinvolgi RSU e RLS per facilitare adozione e sicurezza.
• Comunica benefici economici e ambientali individuali per aumentare la partecipazione.

Pubblicato da PortaleLavoro.Org | 6 secondi fa | Articoli sul mondo del lavoro

Tags: Fisco lavoro, KPI CO2, MaaS, Mobility manager, welfare aziendale