CSDDD e HR: mappare rischi in appalti e agenzie

CSDDD e funzioni HR: la priorità è la catena di attività

Con la Corporate Sustainability Due Diligence Directive dell Unione europea la gestione del lavoro in subappalto e tramite agenzie passa da buona pratica a obbligo strategico. Il Consiglio dell Unione ha approvato in via definitiva la direttiva nel 2024 con recepimento nazionale entro due anni e applicazione graduale per fasce dimensionali di impresa dal terzo al quinto anno dall entrata in vigore. Fonte Consiglio UE comunicato ufficiale. Per HR questo significa integrare nel perimetro di controllo i lavoratori impiegati da fornitori, subappaltatori e agenzie, poiché la catena di attività rientra negli obblighi di due diligence.

Perché agire ora. La fase di recepimento nazionale è il momento in cui procedure, sistemi e contratti si adeguano. Rimandare rende più costoso il cambiamento e lascia scoperte aree dove i rischi reali si materializzano. Basta un dato per capirlo. A livello globale l Organizzazione Internazionale del Lavoro stima 27,6 milioni di persone in condizioni di lavoro forzato, con forte incidenza lungo le filiere e nei lavori intermediati. Fonte ILO Global Estimates 2022.

Dove si annidano i rischi nei subappalti e nelle agenzie

Pattern ricorrenti da intercettare

• Classificazione errata del rapporto di lavoro e paghe inferiori al contratto applicabile nei subappalti di servizi come logistica, pulizie e facility.
• Costi di reclutamento a carico dei lavoratori migranti che generano indebitamento e vulnerabilità. Divieto e rimborso documentato devono essere normati a contratto.
• Orari e straordinari non registrati nelle commesse a cottimo con picchi stagionali e turni notturni.
• Formazione e dispositivi di sicurezza carenti per personale somministrato nei primi giorni di missione. La letteratura OSH europea evidenzia maggior esposizione al rischio per i lavoratori temporanei. Vedi EU OSHA Temporary workers.
• Assenza di canali di reclamo efficaci e indipendenti in lingua dei lavoratori. Senza worker voice i problemi esplodono tardi e peggio.

Tre segnali di allerta a colpo d occhio

• Turnover oltre il 40 percento su una singola commessa in dodici mesi.
• Quota di straordinari superiore a 12 ore settimanali per oltre il 20 percento degli addetti.
• Gap retributivo tra somministrati e dipendenti diretti oltre il 10 percento su ruoli equivalenti senza motivazione oggettiva.

Mappatura dei rischi in 45 giorni con metriche e deliverable

Step 1 perimetro e dati minimi

Costruisci un elenco unico di fornitori e agenzie che coinvolgono lavoro umano con i seguenti campi obbligatori

• Volume di ore uomo erogate e mix tra somministrazione e subappalto
• Sedi e cantieri serviti e presenza di appalti in subappalto
• Contratti collettivi applicati e livelli retributivi
• Presenza di lavoratori migranti e canali di reclutamento
• Incidenti infortuni e near miss negli ultimi dodici mesi

Integra le fonti HR, acquisti e HSE in un unico data set. Se non hai un software dedicato, un foglio di calcolo condiviso con data dictionary è sufficiente per partire.

Step 2 valutazione e heatmap rischio impatto

Applica una scala da 1 a 5 a due dimensioni

• Esposizione quota ore appaltate, rotazione del personale, presenza di lavoratori migranti, intensità stagionale
• Qualità del presidio clausole contrattuali su due diligence, audit recenti, esistenza di canali di segnalazione e copertura formazione

La priorità deriva dal prodotto tra esposizione e qualità invertita. Visualizza una heatmap per business unit e per sito. Metodologie di riferimento sono descritte nell OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct. Fonte OECD guida.

Step 3 ingaggio fornitori e agenzie con richieste mirate

• Self assessment documentale contratti, payroll, registri orari, formazione, procedure HSE
• Dichiarazione di no recruitment fees e piano di rimborso se necessario
• Conferma del canale di reclamo disponibile alle persone in appalto e in somministrazione

Prepara un pacchetto standard con lettera di impegno, allegati tecnici e tempi di risposta. Mantieni il tono collaborativo e rendi chiare le aspettative di miglioramento continuo.

Step 4 verifica sul campo e triangolazione

Per i cluster ad alto rischio organizza audit mirati con tre tecniche

• Revisione documentale e campionamento di buste paga e orari
• Interviste riservate ai lavoratori anche off site in lingua madre
• Walkthrough di sicurezza con check su DPI e procedure critiche

Evita audit esclusivamente annunciati. Alterna visite brevi ad alta frequenza a verifiche complete. Definisci sin da subito un Corrective Action Plan con scadenze e responsabilità di chiusura.

Strumenti digitali utili e governance

Piattaforme che accelerano la due diligence

• Vendor Management e SRM per integrare anagrafica fornitori, scadenze contrattuali e clausole di due diligence
• GRC per tracciare rischi, azioni e verifiche con workflow approvativi e storico
• Time and Attendance che consenta la segregazione dei dati dei lavoratori in appalto e la verifica in tempo quasi reale di orari e straordinari
• Whistleblowing multilingue e accessibile da smartphone per reclami e segnalazioni, anche in ottica Direttiva UE sul whistleblowing

Non serve partire con un ecosistema perfetto. Collegare due o tre moduli chiave e una dashboard condivisa con HR e Acquisti porta subito visibilità e consente decisioni rapide.

Ruoli e responsabilità

• HR definisce gli standard per lavoratori indiretti, presidia formazione, salario equo e canali di ascolto
• Acquisti incorpora le clausole, attiva le leve economiche e governa gli impegni dei fornitori
• HSE integra i controlli di sicurezza e gli indicatori di incidenti
• Legal e Compliance presidiano reclami, sanzioni e argomentano la conformità

KPI essenziali per CSDDD su appalti e somministrazione

Stabilisci pochi indicatori chiari, con fonte e formula trasparenti. Suggerimenti operativi

• Copertura due diligence percentuale di ore in appalto e somministrazione mappate e valutate sul totale
• Clausole efficaci percentuale di contratti con clausole su reclutamento etico, accesso ad audit, canali di reclamo
• Grievance rate numero di reclami ricevuti dalle persone impiegate da terzi ogni mille lavoratori al mese e tempo medio di presa in carico
• Overtime controllato percentuale di lavoratori di terzi con straordinari entro i limiti legali e contrattuali
• Pay equity estesa differenza percentuale retribuzione lorda tra somministrati e diretti a parità di mansione e sito
• Formazione iniziale percentuale di persone in missione che ricevono formazione HSE e ruolo prima dell ingresso operativo
• Incident rate comparato rapporto tra infortuni registrati su lavoratori in appalto e in forza diretta per mille ore lavorate
• CAP closure percentuale di azioni correttive chiuse entro la data pianificata e giorni medi di ritardo

Collega ogni KPI a un owner e a una soglia. Quando un indicatore supera la soglia, attiva una risposta predeterminata sospensione straordinari, audit addizionale, revisione del contratto di fornitura.

Allineare CSDDD a CSRD senza duplicare il lavoro

Le metriche proposte alimentano in modo naturale le richieste di reporting della Corporate Sustainability Reporting Directive su forza lavoro propria e lavoratori nella catena del valore. Allineare le tassonomie HR a ESRS S1 e S2 riduce oneri e assicura coerenza tra disclosure e gestione. Fonte Commissione europea CSRD pagina informativa.

Una nota organizzativa. Inserire il comitato Due Diligence tra i comitati ESG con cadenza mensile aiuta ad armonizzare la visione di rischi sociali e ambientali lungo la stessa catena di attività.

Checklist pronta all uso per i prossimi 30 giorni

• Consolida l elenco dei fornitori e delle agenzie che impiegano persone e raccogli i dati minimi esposti
• Calcola la heatmap rischio impatto e seleziona i cinque cluster prioritari
• Invia il pacchetto di impegni standard e avvia tre audit triangolati su siti ad alta esposizione
• Attiva o estendi il canale di whistleblowing ai lavoratori in appalto con comunicazione in lingua
• Costruisci la dashboard con i sette KPI essenziali e definisci le soglie di intervento

Il punto non è avere una filiera perfetta. Il punto è dimostrare che identifichi i rischi, che agisci e che migliori nel tempo con evidenze verificabili.

Pubblicato da PortaleLavoro.Org | 02-01-2026 | Consigli per la tua carriera

Tags: CSDDD, due diligence, HR, KPI, supply chain