Telelavoro UE 2025 tasse A1 e stabile organizzazione
Indice dei contenuti [Nascondi]
- 1 Telelavoro transfrontaliero UE nel 2025, cosa cambia davvero
- 2 Tasse sul reddito da lavoro dipendente, quando paga quale Stato
- 3 Certificato A1 e previdenza sociale, le nuove regole applicabili nel 2025
- 4 Stabile organizzazione da home office, quando scatta il rischio
- 5 Checklist operativa per HR CFO e lavoratori
Telelavoro transfrontaliero UE nel 2025, cosa cambia davvero
La mobilità digitale è diventata una realtà strutturale. Secondo Eurostat oltre un quinto degli occupati UE ha lavorato da casa almeno occasionalmente nel 2022, con differenze significative tra paesi e settori. Dato utile, ma incompleto senza le regole su fisco e previdenza. Nel 2025 il telelavoro oltre confine richiede tre attenzioni chiave, diritto di imposizione del reddito, certificato A1 e rischio di stabile organizzazione per il datore.
In questa guida operativa trovi una mappa aggiornata delle regole, esempi numerici e una checklist attuabile per evitare errori costosi. Le fonti ufficiali sono linkate alla fine di ogni blocco.
Tasse sul reddito da lavoro dipendente, quando paga quale Stato
La base giuridica è l articolo 15 del Modello OCSE, recepito nella quasi totalità dei trattati contro le doppie imposizioni. La regola generale assegna la tassazione allo Stato di residenza del lavoratore, salvo che il lavoro sia svolto fisicamente nell altro Stato. Se il lavoro è svolto in entrambi, ciascuno Stato può tassare la quota riferibile ai giorni lavorati sul proprio territorio. Eccezione fondamentale, il cosiddetto criterio 183 giorni, lo Stato della fonte non può tassare se, in un periodo di dodici mesi, i giorni nel suo territorio non superano 183, la remunerazione non è pagata da un datore o per suo conto residente nello Stato della fonte e il costo non è sostenuto da una sua stabile organizzazione. Fonte, OCSE Modello di Convenzione Articolo 15.
Esempio pratico rapido
Maria è residente in Italia, assunta da una società francese. Lavora 160 giorni dall Italia e 60 dalla Francia. In assenza di una stabile organizzazione in Italia, e se il costo non è imputato a una struttura italiana, la Francia non può tassare i 160 giorni in Italia. L Italia tassa l intero reddito con credito per le imposte pagate in Francia sui 60 giorni di presenza. Se invece la società francese ha una stabile organizzazione in Italia che sostiene il costo, l Italia può tassare la parte di reddito riferibile alle attività svolte per la stabile organizzazione italiana anche nei giorni in Italia. Riferimento, OCSE.
Buste paga e adempimenti, attenzione oltre l imposta
- Anche quando la tassazione resta nel paese di residenza, alcuni Stati richiedono registrazione del datore estero o un rappresentante fiscale per versare ritenute e contributi. Questo requisito è amministrativo e non sempre coincide con il risultato del trattato. Panoramiche tecniche disponibili presso i network di consulenza, ad esempio KPMG, accordo UE sul telelavoro transfrontaliero.
- Documentazione minima da predisporre, certificato di residenza fiscale del dipendente, conteggio giornate per paese, contratto di lavoro con indicazione luogo di lavoro e policy di telelavoro, eventuali attestazioni di assenza di stabile organizzazione.
- Strumenti utili, timesheet giornalieri, sistemi di geofencing soft basati su self declaration, archiviazione digitale di trasferte e biglietteria.
Certificato A1 e previdenza sociale, le nuove regole applicabili nel 2025
La sicurezza sociale nell UE segue il principio lex loci laboris, si versa dove si lavora. Se si lavora in più Stati si applicano le regole di coordinamento dei Regolamenti 883 e 987. La soglia chiave è il 25 percento, se il lavoratore svolge una parte sostanziale dell attività nello Stato di residenza, almeno un quarto, di regola è soggetto alla previdenza di quello Stato. Fonte, portale UE, Coordinamento sicurezza sociale.
Dal 2023 è attivo un Accordo quadro multilaterale per il telelavoro transfrontaliero che consente, su richiesta, di mantenere la copertura previdenziale nello Stato del datore anche se il lavoratore telelavora nel proprio Stato di residenza fino al 49 percento del tempo. Condizione essenziale, che i due Stati interessati abbiano aderito all Accordo e che l attività in remoto sia svolta con strumenti digitali. Riferimenti operativi disponibili presso DVKA Germania e CLEISS Francia, DVKA teleworking e CLEISS, accordo sul telelavoro.
Condizioni essenziali per l A1 in deroga ex Accordo quadro
- Due soli Stati coinvolti e entrambi aderenti all Accordo.
- Dipendente con un unico datore di lavoro con sede in uno degli Stati firmatari.
- Telelavoro abituale nel paese di residenza fino al 49 percento del tempo complessivo di lavoro.
- Attività eseguibile da remoto con strumenti IT, nessun contatto fisico essenziale con clienti o asset nello Stato di residenza.
- Domanda presentata dall impresa all organismo competente del proprio Stato, per ottenere A1 basato su articolo 16 dei Regolamenti. Alcuni Stati consentono retroattività limitata.
Se non ricorrono le condizioni dell Accordo, tornano applicabili le regole generali, con il rischio che superata la soglia del 25 percento il lavoratore ricada nella previdenza dello Stato di residenza. Verifica sempre gli elenchi aggiornati dei paesi aderenti presso le autorità competenti, ad esempio DVKA.
Esempio numerico A1
Luca vive in Italia e lavora per una società tedesca. Telelavora dall Italia due giorni a settimana, circa il 40 percento del tempo, e tre giorni è in Germania. Se Italia e Germania sono firmatarie dell Accordo, l azienda tedesca può chiedere un A1 ex articolo 16 per mantenere la copertura tedesca. Senza Accordo, il 40 percento di attività nel paese di residenza supera il 25 percento e la competenza previdenziale passerebbe all Italia. Fonti, DVKA e CLEISS.
Stabile organizzazione da home office, quando scatta il rischio
Il telelavoro può esporre l impresa estera al rischio di stabile organizzazione nel paese di residenza del dipendente. Due vie principali, stabile organizzazione materiale per sede fissa a disposizione e stabile organizzazione da agente dipendente se il lavoratore conclude abitualmente contratti in nome dell impresa. La chiave è la disponibilità del luogo, se l abitazione del dipendente è usata in modo obbligatorio dall impresa e destinata con un grado di permanenza alle attività core, aumenta il rischio. Se il lavoro da casa è una scelta del dipendente e l impresa offre uffici alternativi, il rischio diminuisce. Riferimento, Commentario OCSE all articolo 5, OCSE Articolo 5.
Segnali di rischio da gestire subito
- Obbligo contrattuale di lavorare dall abitazione o contributi economici rilevanti per allestire un ufficio domestico dedicato.
- Funzioni di vendita con poteri negoziali, conclusione o negoziazione principale di contratti con clienti locali in modo abituale.
- Uso sistematico dell indirizzo domestico per scopi commerciali, recapiti ufficiali, domiciliazione di magazzini o stock.
- Controllo e supervisione locali su team o asset nel paese del telelavoro.
Mitigazioni pratiche e attuabili
- Policy che renda il telelavoro facoltativo e revocabile, con disponibilità di uffici del datore in un altro Stato.
- Rimborsi spese contenuti e standardizzati, evitare investimenti dedicati e permanenti presso l abitazione.
- Limitazione dei poteri contrattuali locali, firma e negoziazione finale centralizzate, uso di strumenti digitali con tracciabilità.
- Formazione a HR e manager sul concetto di stabile organizzazione e canali di approvazione per trasferte e incontri con clienti.
- Valutazioni periodiche con fiscalisti locali quando un dipendente supera soglie di presenza o cambia mansioni con impatto commerciale.
Per un inquadramento completo rimanda al Commentario OCSE e alle definizioni nazionali, ad esempio l articolo 162 del TUIR in Italia. Fonte generale, OCSE.
Checklist operativa per HR CFO e lavoratori
- Mappatura preventivi, per ciascun lavoratore individua paesi coinvolti, giornate attese in presenza fisica per ciascun paese e mansioni con profilo commerciale.
- Valuta l Accordo quadro sul telelavoro, verifica se entrambi i paesi sono firmatari e se la percentuale di remoto nel paese di residenza resta entro il 49 percento. Se sì, prepara la richiesta A1 articolo 16. Fonti, DVKA e CLEISS.
- Se no Accordo o percentuale oltre soglia, applica le regole standard dei Regolamenti 883 e 987, con possibile spostamento della previdenza nello Stato di residenza, vedi Your Europe.
- Fisco, applica il principio di tassazione in base ai giorni fisici per paese secondo articolo 15 del Modello OCSE, imposta un sistema di tracking delle giornate e conserva pezze giustificative.
- Payroll, verifica se nello Stato di lavoro sussistono obblighi di registrazione del datore estero o ritenute, anche quando la tassazione finale è nell altro Stato. Vedi panoramiche come KPMG.
- Stabile organizzazione, esegui un risk assessment, policy di telelavoro non esclusiva, controllo dei poteri negoziali, niente uso dell indirizzo domestico come sede commerciale.
- Documenti sempre aggiornati, contratto di lavoro, policy di telelavoro, certificato A1, certificato di residenza fiscale, conteggio giorni e presenza, istruzioni interne per spese e attrezzature.
Risorse di riferimento verificate
- Eurostat, lavoro da casa in UE con dati comparabili, pagina Statistics Explained.
- Coordinamento UE sicurezza sociale, Your Europe.
- Accordo quadro sul telelavoro transfrontaliero, guide operative, DVKA e CLEISS.
- Modello OCSE e commentario su lavoro dipendente e stabile organizzazione, documento OCSE.