ESRS S1 2025 dati HR e tool per la CSRD
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Perché l’HR è al centro di ESRS S1 dal 2025
Con l’entrata in vigore della Corporate Sustainability Reporting Directive, migliaia di aziende europee dovranno riportare in modo tracciabile e confrontabile le informazioni sui lavoratori propri. La European Commission stima che saranno interessate circa 50 mila imprese, con prime rendicontazioni per gli esercizi 2024 e 2025 a seconda della categoria societaria. Per le grandi imprese non già soggette alla precedente direttiva NFRD, l’obbligo scatta per l’esercizio 2025 con pubblicazione nel 2026. Fonte ufficiale e calendario sono disponibili sul portale della Commissione Europea Corporate sustainability reporting.
Lo standard ESRS S1 dedicato alla forza lavoro dell’impresa fissa principi e metriche su politiche, rischi, obiettivi e risultati riguardanti dipendenti e lavoratori non dipendenti presenti nell’organizzazione. Il testo normativo è pubblicato nel Regolamento Delegato dell’Unione Europea ESRS 2023 2772. Le informazioni richieste sono soggette a valutazione di materialità e dovranno essere soggette ad assurance indipendente inizialmente con livello limitato come previsto dalla CSRD fonte.
Quali metriche people prevede ESRS S1 e come mapparle
Struttura dati minima e perimetro
Il primo passo è definire un modello dati che separi i lavoratori in due cluster principali come nel testo ESRS S1
- Dipendenti dell’impresa con contratti diretti
- Lavoratori non dipendenti che operano sotto il controllo dell’impresa per esempio tramite agenzie o appalti
Per ciascun cluster occorre garantire coerenza tra confini organizzativi di sostenibilità e perimetro contabile, chiarendo eventuali scostamenti. La guida di attuazione di EFRAG sulla materialità e sulla catena del valore fornisce un supporto pratico alla definizione del perimetro EFRAG Implementation Guidance.
Le aree chiave e gli indicatori tipici
Di seguito una mappa operativa delle richieste più tipiche di ESRS S1 con riferimento ai capitoli del regolamento. Per il dettaglio delle definizioni leggere sempre il testo su EUR Lex fonte.
- Caratteristiche della forza lavoro capitolo S1 6
Headcount per genere fascia di età tipologia contrattuale tempo pieno o parziale e durata indeterminata o determinata. FTE equivalenti a tempo pieno per area geografica. Turnover numero e tasso di uscite con distinzione volontarie quando disponibile. Assenteismo giornate perse e tasso di assenza. - Condizioni di lavoro capitolo S1 7
Copertura della contrattazione collettiva. Tasso di lavoratori con salario adeguato rispetto a soglie locali. Orario medio di lavoro. Benefici principali. - Parità di trattamento e pari opportunità capitolo S1 8
Gender pay gap secondo la definizione del regolatore. Rappresentanza per genere nei livelli di governance. Diversità per età nazionalità e altre dimensioni quando pertinenti. Dati su congedi parentali e rientri. - Diritti sul lavoro capitolo S1 9
Incidenti segnalati di discriminazione e azioni correttive. Libertà di associazione. Meccanismi di reclamo e numero di rimostranze ricevute e risolte. - Formazione e competenze capitolo S1 10
Ore di formazione totali e per FTE. Percentuale di lavoratori coinvolti in programmi di upskilling e reskilling. - Salute e sicurezza capitolo S1 11
Infortuni numero e tasso di infortuni sul lavoro con o senza giorni persi e fatalità. Copertura del sistema di gestione salute e sicurezza. Programmi preventivi e audit.
Un dato di contesto utile per impostare obiettivi e benchmark è il differenziale retributivo di genere medio non aggiustato in UE pari al 12.7 percento nel 2022. Fonte Eurostat Gender pay gap statistics. Integrare questi riferimenti supporta la giustificazione di target e piani di azione in S1 5.
Formule operative chiare
- Tasso di turnover annuale uguale uscite nell’anno diviso headcount medio nell’anno
- Tasso di assenteismo uguale giorni di assenza totali diviso giorni lavorabili totali
- Gender pay gap non aggiustato esempio rapporto tra retribuzione media femminile e maschile o scostamento percentuale come definito nello standard
Definire in un glossario aziendale esattamente come si calcolano questi indicatori e dove si reperiscono i dati evita errori in fase di assurance.
Tool e architettura dati per un reporting solido
Sistemi sorgente e data owner
La raccolta di ESRS S1 si appoggia su pochi sistemi cardine con ownership chiara
- HRIS e HCM per anagrafica dipendenti struttura organizzativa contratti posizioni
- Payroll per voci retributive gender pay gap straordinari benefit
- LMS per ore di formazione partecipazioni e certificazioni
- Sistemi EHS per infortuni giorni persi audit e near miss
- Procurement e Facility per lavoratori non dipendenti quando rientrano nella forza lavoro dell’impresa
Per ciascun dominio definire un data owner un data steward e i controlli di qualità minimi completezza coerenza tempestività.
Integrazione e controllo qualità
- Implementare un data mart People per ESRS con chiavi stabili ID persona ID posizione centro di costo periodo riferimento e una tabella calendario con chiusure contabili
- Costruire pipeline di integrazione automatizzate da HRIS payroll EHS e LMS verso il data mart con log di caricamento e controlli di riconciliazione
- Introdurre regole di validazione esempio headcount per mese uguale al saldo tra ingressi e uscite e tassi entro range plausibili
- Mantenere un audit trail con origine campo versione e timestamp per ogni dato pubblicato
Strumenti di reporting e tassonomia digitale
I contenuti ESRS confluiranno nel capitolo sociale del bilancio di sostenibilità da pubblicare in formato digitale e con marcatura basata su una tassonomia europea quando resa disponibile dalla Commissione come previsto dalla CSRD. Riferimento sul sito della Commissione fonte.
Nel toolset operativo si rivelano utili
- Piattaforme ESG per raccolta controllata e tracciata delle disclosure per esempio soluzioni con workflow approvativi, connettori verso HRIS e capacità di rendicontazione rispetto agli standard
- Soluzioni di disclosure management per redazione collaborativa e controllo di versione del documento di sostenibilità
- Cataloghi dati e strumenti di data lineage per governance e tracciabilità
- Dashboard BI per analisi intrannuali, simulazioni di target e monitoraggio dei KPI
Governance, materialità e assurance
Materialità e perimetro
Tutte le disclosure ESRS sono soggette a doppia materialità impatti e rischi finanziari. L’HR contribuisce con la mappatura dei rischi sociali per cluster di lavoratori, aree geografiche e fasi del ciclo di vita occupazionale. Le guide EFRAG offrono esempi metodologici utili fonte.
Ruoli e controlli
- RACI chiaro tra HR Sustainability Finance Legal e HSE su ogni disclosure S1
- Controlli di primo livello su estrazioni e calcoli e controlli di secondo livello su riconciliazioni e coerenza narrativa
- Pre assessment di assurance con l’auditor per allineare perimetro evidenze e campionamenti prima della chiusura
Documentazione richiesta
- Data dictionary con definizioni campi fonti frequenza e responsabile
- Procedure di raccolta con screenshot o query salvate e riferimenti a versioni di sistema
- Archivio delle evidenze per esempio report payroll, report LMS, registri infortuni, verbali di comitato salute e sicurezza
Piano operativo in 100 giorni
Giorni 1 a 30 Setup e mappatura
- Creare il glossario ESRS S1 e approvarlo in comitato
- Mappare i dati disponibili per ogni disclosure e identificare i gap per esempio assenteismo per area o dati su lavoratori non dipendenti
- Definire il perimetro e le unità di misura uniformi con Finance per garantire coerenza con i confini di consolidamento
Giorni 31 a 60 Integrazione e test
- Costruire il data mart People per ESRS con pipeline di estrazione e controlli automatici
- Configurare un prototipo di dashboard con i KPI core headcount turnover formazione infortuni gender pay gap
- Eseguire un dry run con dati del trimestre precedente e redigere una bozza di disclosure tecnica da far rivedere ad auditor interni o consulenti
Giorni 61 a 90 Governance e narrativa
- Stabilire il workflow approvativo per le disclosure con firme digitali interne
- Validare le note metodologiche inclusi criteri di materialità assunzioni e limiti
- Allineare target e piani di miglioramento con la strategia talenti e con gli obiettivi salariali e di sicurezza
Giorni 91 a 100 Pre closing
- Eseguire controlli di coerenza orizzontale per esempio training ore totali in linea con budget formativo e verticale per esempio quadratura con bilancio del personale
- Preparare il pacchetto di evidenze per l’assurance e aggiornare il registro dei rischi e dei controlli
Checklist essenziale pronta all’uso
- Perimetro e materialità S1 documentati con fonti e decisioni
- Glossario aziendale per tutte le metriche S1 con formule approvate
- Data mart People per ESRS con pipeline e controlli automatici
- Workflow approvativo e archivio evidenze per assurance limitata
- Dashboard trimestrale per monitorare KPI e correzioni in corso d’anno
Per approfondire il perimetro e le definizioni consultare sempre il testo ufficiale del Regolamento Delegato ESRS su EUR Lex link e le guide di implementazione di EFRAG link. Integrare i benchmark pubblici come le statistiche di Eurostat sul gender pay gap link rafforza la credibilità della rendicontazione e aiuta a fissare target realistici.